دليلك لكتابة رسائل Em@il احترافية

ما اتعلمناش في الجامعة إزاي نكتب إيميل صح! ولما بنتخرّج مابنعرفش نخاطب الشركات أو المؤسسات بطريقة رسمية، سواء لو بندوّر على شغل، أو حتى في المراسلات بين الناس اللي شغاله وبعضها. لو درّبت نفسك على الكلام ده هتلاقيك مع الوقت بتكتب إيميلات احترافية ببساطة، ومن غير ماياخد منك وقت كبير في كتابته.

أجزاء الإيميل (الـ format)، وإسلوب كتابة الرسالة الإحترافية:

الإيميل الرسمي في الغالب بيتكوّن من 3 أجزاء رئيسية (تحية البداية - نَص الرسالة / الـ Body Text - الخاتمة). بيتكتب باللغة الإنجليزية على الأغلب، أو بتكتبه بلغة الشخص اللي بتراسله (طالما انت متأكد إنه "مش متمكن من الإنجليزية")، أو في بعض الدول العربية زي دول الخليج أغلب مراسلاتهم بتكون باللغة العربية.

1. تحية البداية:

  • بتبدأ رسالتك بتحية عامة (زي: إزيك يا فلان، أو عزيزي فلان، أو صباح الخير) ، أتمنى إن كل شيء يكون على مايرام

    Dear Person,
    Hope all is well.
    أو
    Good Morning Mr. Person,
    Hope all is going great!
    أو 
    Greetings from "Organization's name",
    It is our pleasure to reach out you Today.
    

يُفضل تكتب التحية الأولى في سطر، والتانية في سطر.. وطبعاً فيه تحيات خاصة بالمناسبات والأعياد، فحاول تنوّع كل مرة في أسلوب التحية.

  • لو بتخاطب شخص لأول مرة، متعرفوش خالص ومتعرفش عنه معلومات. قل له ما معناه "أهلاً فلان" Hello <person-name> (بإسمه طبعاً)

    • لو بتخاطبه لأول مره ويعني تعرفه نص نص، ممكن تقول له "عزيزي فلان" Dear person، يفضل تخاطبه بالعنوان الوظيفي الخاص به Dr. - Eng. - Prof.

    • ولو ماتعرفش تخصصه: لو بتكلم رجل هتسبق إسمه بـ Mr أو لو بنت آنسه Ms ولو تعرف انها مدام يبقى Mrs

  • التحية إما إنها تبقى رسمية جداً، (زي: آمل إن كل شيء على مايرام Hope all is well)

    • أو رسمية نص نص، (آمل إن كل أمورك تسير على نحو جيد Hope all is going great with you)

    • أو مش رسمية خالص، (انت عامل إيه؟" How are you doing?)، ودي ممكن تستخدمها مع فريق عملك.

2. نَص الرسالة (الـ Body Text):

بتدخل في صُلب الموضوع اللي بتبعت الرسالة عشانه، وغالبا بتبدأ بجملة خبرية: (زي: أنا عملت كذا.../ نظرا لظروف كذا..../ بخصوص المشروع الفلاني...)

Regarding to our last meeting, this is the meeting minutes notes.
أو زي،،
It was supposed to call you yesterday to confirm our next meeting, but excuse me I faced...
  • ٣ فقرات حجم مناسب جداً لرسالتك، ٤ يعني شغال، إنما أكتر من كده هيكون الإيميل ممل وصعب يلاقي اهتمام، (لو قلنا إن الفقرة الواحدة مكونة من سطرين لـ ٣ أسطر).

  • مهم جداً إن الفقرة الأولى من رسالتك تكون فاتحة للشهية ومش سلبية. يعني إيه فاتحة للشهية ومش سلبية؟

    فاتحة للشهية يعني تبدأ كلامك بجملة تخلي اللي بيقرأ رسالتك يحس إنه عاوز يكملها للآخر؛ فمثلاً ممكن تتكلم عن الشخص -أو المؤسسة- اللي انت باعت له، تقول له انت تعرفه منين. أو تعبّر عن سعادتك انك بتتواصل معاه لأول مرة، أو تذكر سبب انك بتراسله.. كده.
    ، ومش سلبية يعني حتى لو بتبعت إيميل تلوم فيه شخص إنه أهمل في تأدية مهمة.. لازم الكلام في البداية يخلي الشخص عنده قابلية انه يستقبله ويسمعه، لأن الرسائل السلبية في أول الرسالة بتقفل نفسية المتلقي من الرسالة كلها، وعشان "الكلام المكتوب" بيوصّل٢٠% بس من اللي انت عاوز توصلّه، فبلاش كلامك يتفهم بشكل أسوأ من اللي انت تقصده! فاكتبهم بنِفس حلوة وبإسلوب تحترم فيه اللي بتوجه له رسالتك.

  • لو لاقيت كلمة “أنا” متكررة في رسالتك كتير.. حاول تقلل منها، استبدلها بكلمات وضمائر تانيه (مثلاً: "كان من المفترض انه يكون فيه اجتماع مع فلان بالأمس" – بدلا من: "أنا كنت هقابل فلان أمس") عشان لغة الإيميل بتاعك تكون متزنة ومش طاغي فيها "الأنا"، وده بيفرق لو عاوز كلامك يؤخذ على محمل الجد.

  • الرموز (زي: & - thnx - ur) غير رسمية بالمرة.. ماتحاولش تكتبها في إيميل مهم، ممكن تكتبها بينك وبين أصحابك عادي، إنما الإيميلات الرسمية فده ممكن يوصّل انطباع عنك إنك شخص غير جاد في شغلك.

3. خاتمة الرسالة:

بتوصّل فيها هدفك الرئيسي من الرسالة باختصار، أو بيتم من خلالها الإتفاق على شيء بعينه.. يعني

  • لو عاوز الشخص اللي بتراسله يبعت لك ملف أو يشوف سيرتك الذاتية... (Kindly check my resume in the attachments. Thanks)

    • أو لو المفروض يبعتلك رأيه في حاجة فبتستأذنه يبعتهالك في معاد معين.. (Please, await your feedback by today. Thanks)

    • أو هتتقابلوا، فمحتاج منه يحدد معاد أو مكان للمقابلة.. I am looking forward to meeting you soon. This is my contacts info for further questions..

      المهم تكون المهمة اللي هيعملها الشخص اللي بتبعت له، واضحة.

  • ضروري في الطلب تستخدام كلمات زي: من فضلك please ، ورجاءاً kindly، ويفضل تقول الطلب في إسلوب أدبي -غير مباشر- ومختصر.

  • في آخر رسالتك خالص بتشكره وتقدمله تحية الختام (زي: تحياتي أو بالتوفيق) (Have a nice day - See you there - All the Best - Best Regards) وتمضي بإسمك في السطر اللي تحتها، مع معلومات التواصل معاك (التليفون - البريد الإلكتروني:

    Kindly check my resume in the attachments. Thanks.

    Best Regards,
    Ahmed Ali
    Freelance Product Designer
    +2043089784 - a.ali@example.com

الشكر والتحية والإمضاء مهمين جداً في آخر رسالتك.


قبل ما تبعت الإيميل:

شوية أمور لازم تاخد بالك منها قبل ماتدوس على زرالإرسال Send وتبعت رسالتك "الإحترافية"

  • اتأكد كويس جداً من عنوان رسالتك اللي بتكتبه في خانة الـ subject، اختاره بعناية شديدة، ماتكتبش فيه أي كلمتين والسلام أو تسيبه فاضي! "العنوان" ممكن يخلي الشخص يقرر يفتح رسالتك، أو يأجلها لوقت غير مسمى، أو إنه مايفتحهاش خالص.

فمثلاً، لو بتبعت السيرة الذاتية بتاعتك لشركة أو شخص.. ما تكتفيش بس بكلمات زي my resume أو person's name cv ، إنما ممكن تكتب عنوان رشيق زي:
Hello Mr. Folan, I am interested to join your team
أو بأسلوب جاد أكتر، بس واضح فيه الاهتمام بالوظيفة دي بالتحديد:
Business Developer for netknowlogy | Person's Name Resume

  • لو كنت بعتت إيميل لحد قبل كده، وبتعمل له تمرير forward المرة دي لحد تاني.. احذف من عنوان الرسالة كلمة Fw:، (اعمل إعادة تسمية لرسالتك لو هتبعتها من جديد)، واحذف من نَص الرسالة التفاصيل الزيادة (واللي بتظهر لما بتيجي تبعته تاني) زي تاريخ الرسالة اللي فاتت وإيميلات الأشخاص اللي بعتت لهم قبل كده.. يعني خلي رسالتك "جديدة" كأنها مبعوته لأول مرة للشخص اللي بتراسله.

  • لو فيه روابط خارجية URLs في رسالتك، لا يستحسن انك تاخدها نسخ ولصق Copy-Paste، لكن الأفضل إنك تحوّل الكلمة المكتوبة لرابط.. طب تعمل ده إزاي؟

بعد ما تكتب في رسالتك الكلمة اللي عاوز تحولها لرابط، زي Click here مثلاً.. ظللها -بالـ select-، واضغط ctrl+L هتطلع لك نافذة، تضع فيها الرابط URL بتاعك. بس كده، الكلمة دي بقت رابط لما الشخص هيدوس عليه هيتفتح له الرابط في نافذة مستقلة.
  • عشان تبقى فاهم، إيه الفرق في الإيميل بين الخانات التلاتة To – CC – BCC؟

    • To: بتكتب فيها إيميل أكتر شخص انت بتقصده برسالتك، وممكن تكتب أكتر من إيميل لكذا شخص، بتكتب عنوان الإيميل Email Address وبعديه فاصلة ومسافة info@example.com, info2@example.com، وبالطريقة دي تقدر تبعت لعدد من الإيميلات حسب العدد اللي بيسمح بيه مزود خدمة الإيميل اللي بتستخدمه.. بيوصل في الغالب لحد 100 إيميل في الرسالة الواحدة.

    • CC: يعني Carbon Copy "نسخة طبق الأصل".. بتكتب فيها إيميلات الأشخاص "وليكن زمايلك في الشغل" اللي عايزهم يعرفوا انك بعتت الإيميل بتاعك لشخص معين "اللي موجود إيميله في خانة To، وليكن المدير"، ونفس الشخص ده -المدير- يقدر يشوفهم -زمايلك-، ويقدروا كلهم يردوا على نفس الرسالة ويفتحوا محادثة مابينهم.

    • BCC: يعني Blind Carbon Copy "نسخة طبق الأصل عمياء". في الخانة دي بتكتب ايميلات الأشخاص اللي عاوزهم يشوفوا الرسالة "وهيعرفوا انت باعتها لمين تاني"، لكن بقية الناس (اللي في خانة To و CC) مش هيشوفوا الناس اللي اتكتبت إيملاتهم في خانة الـ BCC.

  • بالنسبة للملفات المرفقة، خليها منظمة وليها أسماء واضحة. منظمة يعني ماترفعش صور كتير مثلاً، الأحسن انك تجمعهم الصور كلها في ملف واحد مضغوط وترفعه
    ، ولها أسماء واضحة يعني تختار أسامي فيها تفاصيل عن الملف نفسه، بحيث لو أنا بعمل بحث في الإيميل بتاعي.. أوصل بسهولة للملف المقصود اللي انت بعتهولي
    ؛ فمثلاً لو بتبعت سيرتك الذاتية ماتكتبش عنوانها my resume وبس تسيبها على كده! لأ، اكتب اسمك فيها واسم الوظيفة أو الدور اللي هتؤديه، زي:
    Your Name's Resume – Role's Name-Jan2015
    عشان يبقى واضح عنوانها للشخص لما ييجي يحملها ويخزنها على جهازه، يعرف يرجعلها بسهولة ويعرف من اسمها دي بتاعت مين، ويتواصل معاك.

  • لو بتبعت ملف تعريفي عن نفسك "cover letter" يفضل تكتبه في نَص الرسالة Body Text نفسه، بدل ما تسيبه فاضى! أو تبقى رسالتك عبارة عن سطر واحد ولا سطرين زي كده! (Hi folan, Please check my resume and cover letter in the attachments. Thanks)
    ، مفيش مانع انك تخلي نسخة من الـ cover letter في المرفقات مع السيرة الذاتية، بس المهم ماتسيبش نَص الرسالة فاضي أو فيه كلمتين بس، لأن ده غير محفز للشخص إنه يهتم بالملف اللي انت باعته، لأنه بيوصّل عنك إنك مش مهتم تنضم للمؤسسة اللي بتبعت لها، انت عمال تبعت لأي مكان وخلاص!

  • تجنب الأخطاء الإملائية، والخطأ في قواعد اللغة، أو إهمال علامات الترقيم (الحروف الـ Capital في أول الجُمَل، الفاصلة في وسطها، والنقطة في آخرها... إلخ). مثلاً من الأخطاء الشائعة في قواعد اللغة الإنجليزية وفي الكتابة:

    • إنك تكتب I look forward to hear from you لأن الصح بتاعها هو:
      I look forward to hearing from you
    • إنك تكتب كلام كل حروفه كبيرة CAPITAL بالشكل ده.. ده معناه انك إما بتقول كلام بصوت عالي أو بتزعّق، فبلاش طبعا تستخدم الإسلوب ده في الكتابة، إلا إذا كان فيه كلمة هي "اختصار" لاسم أو اسم عَلَم.

      تقدر تستعين بكتاب بسيط زي
      "The Elements of Style"
      عشان تعرف منه الأخطاء الشائعة في الكتابة بالإنجليزية، وإيه الصح بتاعها..
      ولو الإنجليزي بتاعك مش قوي مفيش مانع انك تاخده تترجمه وتعدّل فيه على Google / Bing translate لحد ما توصل لأفضل صياغة، أو تستخدم أداة لمراجعة القواعد، زي جرامر تشيك .. هي مش أدوات قوية أوي لكن مع الوقت ممكن تُكسِبَك حصيلة لُغوية ومجموعة ملاحظات في القواعد.

آخر وأهم حاجة..

  • راجع إيميلك مرة واتنين وتلاته، سيب نسخة محفوظة draft وروح اعمل المشروب بتاعك، أو اتحرك مدة 5 لـ 10 دقايق، وبعدين تعال شوف الرسالة بتاعتك بعين جديدة ودماغ أنشط، هتلاقي نفسك بتضيف وتعدّل عليها للأحسن، وده بالتأكيد هيخدم تحقيق الهدف من رسالتك.

نصيحــة: اتعب في كتابة الإيميل في الأول واتمرّن عليه، لأن المراسلات بالإيميل دلوقتي مهمة جداً وبتستخدم بقوة، ولو كتابتك احترافية دي بيفرق معاك جداً، وكمان لأن ده هيعلمك تكتب حاجات أعقد من كده في المستقبل (زي كتابة التقارير Reports والملفات التعريفية Proposals لأي مشروع هتشتغل عليه في المستقبل).


  • شُكر خاص للباحث الاقتصادي تامر طه لمساهمته في محتوى هذا الموضوع.
  • استعمال اللهجة العامية في هذا الموضوع على سبيل التجربة. نود أن نعرف ما رأيكم؟ ماذا لو استخدمناه في المستقبل؟

باسم مُسلَّم

مدير البحث والمحتوى لـ "نتـنولوچي"، مهتم بالبحث والكتابة حول موضوعات "الإنترنت والمجتمع" عن كيفية الاستفادة من الشبكة وأثرها على الناس.


comments powered by Disqus